|
การเตรียมไมโครโฟนสำหรับการประชุม
|
การเตรียมไมโครโฟนสำหรับการประชุม
เรื่อง
/ภาพประกอบ: นางสาวพิมพร ศะริจันทร์ (2 พฤษภาคม 2551)
สัปดาห์นี้ได้เข้าร่วมจัดประชุมและเป็นส่วนหนึ่งของทีมวิทยากร ก็พบเหตุการณ์หลายอย่างที่เกิดขึ้นในการจัดประชุมครั้งนี้ และวันนี้ก็คิดว่าจะมาพูดถึงเรื่อง การเตรียมไมโครโฟนสำหรับการประชุม ซึ่งเป็นอีกเรื่องหนึ่ง ที่เราจะต้องเตรียมให้พร้อมสำหรับการประชุม ข้อที่ควรคำนึงในเรื่องนี้มีอะไรบ้าง มาดูเป็นข้อๆ ได้ดังนี้
จำนวนไมโครโฟน สำหรับการประชุม ต้องเลือกให้เหมาะสำหรับการประชุมนั้นๆ สิ่งที่จะต้องคำนึงถึงในการกำหนดจำนวนไมโครโฟน ได้แก่ ชนิดของการประชุม*, จำนวนผู้เข้าประชุม, ลักษณะของห้องประชุม, การจัดโต๊ะประชุม
ชนิดของไมโครโฟน ที่ใช้สำหรับการจัดประชุมได้แก่ ไมโครโฟนแบบสาย, ไมโครโฟนไร้สายแบบมือถือ, ครอบศรีษะ, ห้อยคอ, หรือหนีบปกเสื้อ, ไมโครโฟนตั้งโต๊ะสำหรับการประชุม
สถานที่จัดวาง การประชุมมีวิทยากรที่ต้องใช้วิธีการบรรยาย เพียงท่านเดียว และการพูดนั้นวิทยากรนั่งพูด ก็จัดเตรียมไมโครโฟนไว้ซึ่งอาจจะมีแท่นวางไมค์ หากใช้วิธีการยืนพูดต้องเตรียมสายไมค์ให้ยาวเผื่อสำหรับจะลากสายได้ และถ้าการประชุมนั้นมีวิทยากรหรือผู้พูดมากกว่า 1 ท่าน ต้องเตรียมไมค์ให้พอดีหรือสามารถจะขยับไมค์ได้สะดวก
สำหรับการประชุมบางชนิดที่มีผู้เข้าประชุมจำนวนมาก และต้องการให้ผู้เข้าประชุมมีส่วนร่วมในการซักถามหรือแสดงความคิดเห็น ต้องจัดไมโครโฟนวางเว้นช่วงไว้ในระยะที่ผู้พูดสามารถลุกขึ้นไปพูดได้โดยสะดวกซึ่งส่วนใหญ่ที่พบจะวางไว้ที่ช่องทางเดินกลางระหว่างที่นั่งซ้ายและขวา หรืออาจจะสำรองไมโครโฟนไร้สายไว้ เช่นกัน หากการประชุมที่ใช้ไมโครโฟนตั้งโต๊ะ ต้องตรวจสอบให้ทุกเครื่องใช้งานได้และสามารถขยับไมโครโฟนให้คนใกล้เคียงที่ต้องการพูดสามารถใช้งานได้โดยสะดวก
ตรวจสอบสภาพพร้อมใช้งาน ถึงแม้ทางผู้จัดหรือโรงแรมที่เป็นเจ้าของสถานที่ได้จัดเตรียมไมโครโฟนไว้เรียบร้อยแล้ว ผู้ดำเนินการประชุมจะต้องทดสอบอีกครั้งก่อนการประชุม ข้อบกพร่องเหล่านี้อาจจะเกิดขึ้นได้ นั้นคือ เจ้าของสถานที่เตรียมจำนวนไมค์ไม่ครบตามที่ตามที่ระบุไว้, ไมค์ไร้สายใช้งานได้สักพักปรากฏว่า ต่อมาแบตเตอรี่หมด ซึ่งต้องสำรองแบตเตอรี่ไว้, เสียงของไมค์ขาดหายไม่สม่ำเสมอ, ปัญหาการหวีดของลำโพง ซึ่งเหตุการณ์เหล่านี้ จะต้องมีผู้ดูแลแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างทันท่วงที
ระดับเสียง ให้ตรวจสอบฟังระดับเสียงว่า เบาหรือดังเกินไปหรือไม่ ทุกจุดของที่ประชุมต้องได้ยินเสียงที่ชัดเจน กรณีวิทยากรหรือผู้พูดนั้นพูดเบาต้องแนะนำ หรือเมื่อพูดไปแล้วช่วงหนึ่งเสียงเบาหรือดังมากอาจจะมาจากสาเหตุที่ระยะของไมค์อยู่ห่างหรือชิดปากมากเกินไป ก็ใช้วิธีเขียนโน้ตบอกหรือแนะนำหลังจากช่วงพักเบรกแรก
ผู้รับผิดชอบ จะต้องมีผู้ดูแลการใช้สื่อโสต์ทัศนูปกรณ์ทั้งหมด รวมถึง เครื่องเสียงที่จะใช้ร่วมกับไมโครโฟน หากจัดที่โรงแรมจะมีเจ้าหน้าที่ช่างเทคนิคคอยดูแลทั้งหมด ซึ่งจะต้องเรียกหาและแก้ไขได้ทันทีเมื่อเกิดปัญหา
หมายเหตุ:
ชนิดการประชุม* ได้แก่ การประชุมกลุ่มย่อย (Buzz session) การประชุมแบบโต๊ะกลม (Round table) การประชุมเชิงปฏิบัติการ (Workshop) การประชุมแบบระดมสมอง (Brain Storming) การประชุมสัมมนา (Seminar) การประชุมแบบฟอรัม (Forum) การประชุมทางวิชาการ (Symposium)
